Inbox Zero

Vaikka tämä onkin jo muutaman vuoden takaista viisautta, näyttää se pätevän vielä edelleenkin. Merlin Mann -niminen henkilö on kehitellyt sähköpostin hallintastrategiaa nimeltä Inbox Zero, jota olen nyt kokeillut jonkin aikaa osana ajankäyttöpohdintojani.

Te tiedätte tilanteen: inbox pursuaa. Halusin saada siihen paremman otteen, sillä mailin läpikäymiseen tuhlautuu yllättävän paljon aikaa.

Koko systeemin tavoite on pitää inboxissa olevien käsittelemättömien viestien määrä mahdollisimman pienenä ja läpikäydä posti mahdollisimman tehokkaasti. Saapuneen viestin käsittelylle on viisi vaihtoehtoa: Tuhoa, Delegoi, Vastaa, Viivästytä, Tee.  Mahdollisimman isosta osasta maileja pyritään eroon tai ne muutetaan todellisiksi, aikataulutetuiksi tehtäviksi kalenteriin, mahdollisimman nopeasti.

Tässä joitain poimintoja itselläni toimineista strategioista:

  • kun saan mainosviestejä, joita en ole tilannut tai en halua vastaanottaa, poistan itseni välittömästi lähettäjän listalta ja jos kyseessä on epäasiallisen näköinen mainos tai täysin epäkiinnostava mainos, blokkaan myös lähettävän osoitteen. Näiden riesakkeiden määrä vain lisääntyy koko ajan.
  • Ohjaan nykyisin uutiskirjeet, jotka haluan vastaanottaa, suoraan inboxin sijasta omaan kansioonsa, jota voin lueskella silloin, kun postin käsittelyyn on enemmän aikaa. Aika usein kansiosta voi vilkaisulla poistaa ison osan jo otsikon perusteella, ja nämä uutiskirjeet kannattaa tietenkin peruuttaa.  Tällä systeemillä inboxissa olevat viestit valikoituvat oikeasti merkityksellisemmiksi.
  • Pyrin deletoimaan mahdollisimman paljon viestejä, kun olen niihin vastannut tai hoitanut muuten. Vain tärkeimmät arkistoin mailin arkistokansioihin, joita minulla on niitäkin vain muutama: Omat jutut, Firman jutut ja joillekin projekteille omansa. Hakutoiminto hoitaa loput. Kun esimerkiksi vastaanotan ilmoittautumisia johonkin tilaisuuteen, saatan perustaa ilmoittautumisille oman arkistokansion, jonka voin sitten helposti kokonaan tuhota kun tilaisuus on pidetty. Tärkeimmät liitteet tai viestit voin tallentaa myös mailiohjelman ulkopuolelle esimerkiksi projektin hakemistoon.
  • Jos homma vaatii pidempää paneutumista, varaan sille aikaa kalenterista.
  • Koetan käsitellä kutakin saapunutta viestiä vain kerran, kun luen maileja. Siksi olen keskittänyt mailien käsittelyaikoja tiettyihin päivän hetkiin. Myös odotusajat ja siirtymätaipaleet ovat hyviä tähän hommaan.

Lisävinkkejä saa vaikkapa täältä.

Alkuun pääsee ja kannattaakin ryhtyä pienin askelin yksi asia kerrallaan. Katso vaikka tänään postiisi kilahtavia uutiskirjeitä uusin silmin: Tarvitsetko tätä tietoa? Jos et, peruuta kirje. Jos kyllä, laadi  sähköpostiohjelmassa sääntö, jolla voit lukea sen silloin kun sinulla on siihen aikaa.

Kun inboxi on tyhjä, voi olla luottavaisin mielin että asioihin on reagoitu tai varattu aikaa eikä siellä satojen viestien seassa lymyile jotain ikävää ylläripommia, joka olisi pitänyt hoitaa jo aikapäiviä. Ja jää aikaa niille tärkeämmillekin asioille elämässä.

Advertisements

Tietoja Ritva Rajander-Juusti

yrittäjä, tutkimusammattilainen, bloggaaja.
Kategoria(t): Uncategorized Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

2 vastausta artikkeliin: Inbox Zero

  1. Kannatan erityisesti kohtaa ”viivästytä”, sillä yksi yllättävän hyvä keino vähentää postitulvaa on kokeilla ajoittain vastata viesteihin hieman hitaammin. Kaikkeen kun ei ole välttämätöntä reagoida tunnin sisällä. Vanha totuushan on, että mitä nopeammin vastaat, sitä nopeammin on todennäköistä saada samalta taholta seuraava hoidettava asia inboxiin. Toki on myös oikeasti kiireellisiä asioita mutta niidenkin kanssa on usein niin, että toimintaa odottava taho on jo tarttunut puhelimeen. Mutta mutta, kaikki tämä on toki helpommin sanottu kuin tehty.

  2. Ritva Rajander-Juusti sanoo:

    Tutulta kuulostaa, Riittävän hyvä. Yhdellä aikaisemalla kollegalla tämä oli viritetty äärimmilleen: hän sanoin ettei koskaan vastannut mailiin ensimmäisellä kerralla; jos asia oli tarpeeksi tärkeä, lähettäjä ottaisi kyllä yhteyttä uudestaan 🙂 Myös tuo toinen tyyppi on tutunkuuloinen tapaus.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s